Vedtægter

1.1 Netværksgruppens navn

Unified Communication Usergroup kan være medlem af internationale brugergrupper. Gruppn er pt. optaget som medlem i den internationale forening af AVAYA, www.iaug.org

2.1 Grundlag

Brugergruppen skal fremme udvekslingen af medlemmernes erfaringer i forbindelse med kommunikationsløsninger og øvrige produkter, samt tredjepartsprodukter og serviceydelser, der understøtter disse.

2.2 Internt arbejde

Brugergruppen skal arbejde for at udveksle informationer og erfaringer mellem medlemmerne, støtte, at medlemmernes kvalifikationer øges, samt fremme udveksling af idéer.

2.3 Arbejde over for leverandørerne

Brugergruppen samarbejder med producenter og leverandører på det danske marked og kan agere som fælles talerør over for disse efter behov.

3.1 Medlemskab

Brugergruppens medlemsgrundlag er private virksomheder, offentlige institutioner og organisationer.

Brugergruppens nuværende medlemsskare er kendetegnet ved, at de har eller har haft Avaya som teknisk grundlag for deres løsninger. Dette er ikke en forudsætning for medlemskab af brugergruppen.

Hvert firma kan have flere medlemmer, men hvert firma har kun én stemme ved generalforsamlingen. Hvert firma kan efter behov være repræsenteret med flere deltagere ved brugergruppens møder.

Hvornår er du medlem, og hvornår er du leverandør: "Hvis dit hovedformål er salg og support af UC løsninger og ydelser", er du som udgangspunkt leverandør.

Brugergruppens bestyrelse godkender potentielle nye medlemmer.

3.2 Ophør af medlemskab

Medlemskab opsiges skriftligt med 3 måneders varsel til et kalenderårs begyndelse.

3.3 Eksklusion

Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, som har tilsidesat brugergruppens vedtægter eller på anden måde skadet brugergruppens virksomhed.

3.4 Medlemskontingent

Medlemmer betaler kontingent, og deltagergebyr ved arrangementer, hvor det er relevant.

4.1 Stemmeberettiget medlem

Et medlem kan udstede en skriftlig fuldmagt til den navngivne person, der måtte deltage i mødet i stedet for repræsentanten.

5.1 Brugergruppens organisation

Brugergruppens øverste myndighed er generalforsamlingen.

Den daglige drift varetages af bestyrelsen.

5.2 Tegning af Brugergruppen.

Brugergruppen tegnes af mindst 2 medlemmer, hvoraf bestyrelsesformanden, næstformanden eller kassereren skal være repræsenteret.

5.3 Regnskabsår

Regnskabsåret er kalenderåret.

5.4 Dokumentation

5.4.1 Møder og sammenkomster

Der skal tages referat fra medlemsmøder og bestyrelsesmøder. Referatet skal være udarbejdet og godkendt senest 15 dage efter mødet.

Referat fra medlemsmøder, publiceres på Brugergruppens website.

5.4.2 Økonomi

Der aflægges regnskab for brugergruppen i overensstemmelse med god regnskabsskik.

Regnskabsbilag gemmes i overensstemmelse med gældende lov og forordning.

5.4.3 Årsafslutning

Bestyrelsens beretning og opgørelse over det forløbne regnskabsår skal være udarbejdet senest 14 dage før generalforsamlingen, dog senest den 31. marts.

Til revisionen udarbejdes der en revisionsberetning senest 14 dage før generalforsamlingen, dog senest den 31. marts.

Bestyrelsens beretning og regnskabsopgørelsen gemmes jævnfør gældende lovgivning.

Bestyrelsen bestemmer arkiveringsstedet.

5.4.4 Årsplan

Forslag til aktivitetsplan og budget for det kommende år skal være udarbejdet senest til årets generalforsamling.

5.5 Refundering af udgifter

Bestyrelsen, revisorerne og arbejdsgruppedeltagerne kan få refunderet deres omkostninger i forbindelse med rejser og ophold i henhold til statens takster.

6.1 Generelt

Hvis der ikke er aftalt andet i hvert enkelt tilfælde, repræsenteres brugergruppen af bestyrelsesformanden.

7.1 Indkaldelse

Indkaldelse til medlemsmøde skal udsendes til medlemmerne senest 30 dage før mødedagen. Dagsorden vedlagt bilag lægges ud på Brugergruppens website. Annoncering af generalforsamlingen udsendes som nyhedsbrev til medlemmerne.

8.1

Ordinær generalforsamling skal afholdes årligt senest i første halvdel af juni og skal indkaldes af den siddende bestyrelse. Generalforsamlingen indledes af bestyrelsesformanden. Fra punkt 2 på dagsordenen ledes mødet af den valgte dirigent. Generalforsamlingen skal behandle følgende punkter:

8.2

Medlemmer kan indsende forslag til den ordinære generalforsamling. Forslagene skal være bestyrelsen i hænde senest 2 uger før generalforsamlingens afholdelse. Bestyrelsen skal med egne kommentarer videresende forslagene til medlemmerne senest 1 uge før generalforsamlingen.

8.3

Hvis bestyrelsen eller mindst halvdelen af medlemmerne finder det nødvendigt, skal bestyrelsen uden ubegrundet forsinkelse indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Denne indkaldelse skal være udsendt senest 2 hele kalenderuger før afholdelse af den ekstraordinære generalforsamling.

Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden for mødet, samt en begrundelse for indkaldelsen fra dem, der har bedt om at få indkaldt til ekstraordinær generalforsamling.

8.4

Enhver lovligt indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig, men kan kun træffe beslutninger om de spørgsmål, der er indeholdt i dagsordenen. Generalforsamlingen træffer beslutninger ved almindeligt stemmeflertal. Dog kan beslutninger vedrørende vedtægtsændringer, brugergruppens opløsning kun træffes med 2/3 flertal. Såfremt mindst et af de tilstedeværende medlemmer måtte anmode herom, skal der afholdes hemmelig, skriftlig afstemning.

9.1 Opgave

Bestyrelsen leder og har ansvaret for brugergruppens arbejde i overensstemmelse med generalforsamlingens beslutninger og har ansvaret for kontakter og information indadtil og udadtil.

9.2 Sammensætning

Bestyrelsen, der består af 5 medlemmer, konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer, sekretær og menigt bestyrelsesmedlem. Alle 5 bestyrelsesmedlemmer vælges blandt medlemmerne. Bestyrelsen kan vælge en sekretær udenfor bestyrelsen.

Bestyrelsesmedlemmerne vælges hvert år for en periode på 2 år. I lige år vælges 2 og i ulige år vælges 3 medlemmer.

Der er 2 suppleanter, der vælges hvert år.

9.3 Beslutninger

Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflertal. Der skal være mindst 4 bestyrelsesmedlemmer med stemmeret til stede ved mødet. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

10.1 Opgaver

Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper og fastlægger disses arbejdsområder.

10.2 Valg af arbejdsgruppemedlemmer

Arbejdsgruppens medlemmer udpeges af bestyrelsen.

10.3 Finansiering

Omkostninger i forbindelse med arbejdsgrupper kan finansieres over brugergruppens budget.

Bestyrelsen kan beslutte at modtage tilbudte bidrag til en arbejdsgruppe fra leverandør eller fra en anden virksomhed inden for gruppens interesseområde.

11.1 Revisionsarbejdet

For at kunne udføre sit arbejde skal revisoren have fuld adgang til brugergruppens regnskab og bilag.

11.2 Årsregnskab og revision

Forslag til beretningen og regnskabsopgørelsen skal være revisorerne i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.